渭南师范学院报告厅使用管理办法(试行)
2013-01-16 14:13  

报告厅是学校举行重要会议、学术报告、专题讲座等重要活动的场所,为加强报告厅日常管理,保证学术报告厅的正常使用,更好地发挥报告厅的作用,服务于学校各项工作,根据学校实际,制定本办法。

一、管理职责

1.教务处负责报告厅的使用审批、统筹安排和督促检查。

2.信息与教育技术中心具体负责报告厅音响、灯光等设备的技术维护。

3.后勤集团负责报告厅日常卫生的清扫与保洁及后勤保障工作。

二、使用原则

(一)报告厅适用于学校学术交流、有校内外专家或校领导参加的会议、报告,或者经校领导批准的全校性活动等。

(二)报告厅会场规模为190人左右,为避免资源浪费和保证会场安全,与会人数少于100人或多于190人的活动一般不予安排。

(三)严格按申请程序,办理相关申请手续,教务处按申请时间的先后顺序进行安排。

三、使用流程

1.使用单位需提前三天向教务处咨询报告厅使用情况,在确认报告厅使用时间没有冲突的前提下,及时填写《报告厅使用申请表》,申请表可在教务处网站上下载,按要求填写后送教务处审批。

2.各单位若在办理使用手续后需要变更或取消使用计划的,须在预约使用日前一天以书面形式通知教务处。

3.报告厅管理员根据教务处审批意见,结合报告厅使用情况进行安排,并登记在案。

4.报告厅管理员按使用方要求做好活动期间的音响、灯光等设备的使用服务和管理等工作。

5.活动结束后,报告厅管理员应及时会同使用单位清点现场使用的设备和设施的完好情况以及卫生状况,填写使用记录,发现问题及时报告。

四、使用要求

1.按照“谁使用,谁负责”的原则,使用学术报告厅的单位自行安排会务及相关工作。未经教务处同意,不得在报告厅内随意张贴或悬挂各种海报、横幅、标语、广告等。

2.使用单位对活动安全和活动内容负责。要认真落实各项安全措施,对参与人员进行使用须知和安全教育,切实维护好正常的活动秩序,并配合管理人员做好相关检查工作。

3.使用单位要对参与活动的人员进行教育或提示,要求爱护报告厅内公共设施,注意厅内外环境卫生。

4.各部门需提前布置会场的需在办理手续时予以说明。活动开始前30分钟报告厅开门,同时开放音响及其他设备。

5.活动结束后,使用负责人应协助报告厅管理人员将设备设施归位,填写使用记录,与报告厅管理员进行交接,报告厅管理员要认真检查,切断电源,关窗锁门,确保安全。

6.对不遵守报告厅使用管理办法的单位,管理人员有权提出批评并及时报告教务处。对于情节严重的由教务处将予以通报批评,取消其今后使用报告厅的资格,并对相关责任人追究相应责任。对因使用单位方面的原因导致的报告厅设施损坏,则应由使用单位按价赔偿。

7.报告厅管理员要做好对报告厅使用情况的登记工作,并督促相关人员定期检修设备,检查电源、电灯、门、窗、桌椅等,消除安全隐患,发现问题认真处理,及时汇报。

五、本办法由教务处负责解释,自公布之日起施行。

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